Arkitektfirma fik nyt intranet med brugernes hjælp

”Firmaets intranet har udviklet sig over cirka ti år, og målet med redesignet var at gøre det mere brugervenligt. Ideelt set skulle det fungere intuitivt. Funktionerne skulle umiddelbart forklare sig selv. Og vi ønskede at involvere brugerne,” fortæller kommunikationsmedarbejder Louise Christensen Witt fra Arkitektfirmaet C.F. Møller.

Fra begyndelsen var det tanken at interviewe medarbejdere rundt i hele organisationen – Arkitektfirmaet C. F. Møller har udover hovedkontoret i Århus afdelinger i København, Aalborg og Vejle samt i Stockholm, Oslo og London. Det kunne imidlertid hurtigt blive et omfattende og dyrt projekt at rejse rundt til de forskellige afdelinger, og derfor tog hun med kyshånd imod en god idé fra en it-kollega. Han foreslog, at hun brugte programmet SharedView, som gav hende mulighed for at se en kollegas skærmbillede på sin pc, mens hun snakkede i telefon med vedkommende.

Så på geografisk placering og funktion

I løbet af 10 dage interviewede Louise Christensen Witt otte kollegaer ud fra et fast spørgeskema, mens hun fulgte deres klik på intranettet.
”At de blev interviewet med udgangspunkt i det samme faste spørgeskema, og at forløbet var så komprimeret, gav mig et godt overblik,” fortæller hun.

Kollegaerne blev valgt, så alle firmaets udenlandske afdelinger samt de fleste danske var repræsenteret. Hun snakkede både med arkitekter og nøglepersoner fra andre afdelinger som økonomiafdelingen, så der var en faglig spredning.

”De har jo hver deres måde at bruge intranettet på,” konstaterer hun.
Det eksisterende intranet blev oprindelig udviklet målrettet medarbejdere i Danmark, og der var behov for i stigende grad at gøre intranettet relevant for medarbejderne i udlandet.

Spurgte til arbejdsopgaver og lavede brugertest

Louise Christensen Witt var meget inspireret af James Robertson og hans ideer om at spørge til folks arbejdsopgaver i stedet for at spørge, hvad de bruger intranettet til.

”Jeg startede med nogle åbne og brede spørgsmål. Jeg spurgte for eksempel noget i stil med: Hvor får du dine nyheder om firmaet fra? Eller hvis du skal bruge nogen dokumenter eller data i løbet af en arbejdsdag, hvor finder du dem så? Sådan et interview kan nemt komme til kun at handle om det eksisterende intranet, og folks virkelighed er måske en helt anden: Måske får de ikke deres væsentligste nyheder om firmaet på intranettet, men ved frokostbordet i kantinen eller til møder? Eller de bruger måske ikke den tiltænkte database på intranettet til at finde bestemte dokumenter, men bruger et print af dokumentet, som en kollega har lavet og hængt på opslagstavlen for længe siden?” forklarer hun.

Derefter lavede hun en decideret brugertest, hvor hun stillede spørgsmål, som relaterede sig til bestemte områder på intranettet.

”Det var spørgsmål i stil med: Hvad gør du, hvis du skal finde ud af, hvornår en kollega har ferie? Hvilke arkitekter var med til at tegne et bestemt byggeri?” fortæller hun.

Hun fulgte deres bevægelser på sin skærm og kunne med en markør pege ting ud, hun ønskede at vide mere om.

Fik en masse konkrete indspark

Hun talte med hver person i omkring 1 ½ time. Hun fik et godt indblik i, om de navigerede efter hensigten eller gjorde noget helt andet.
”Umiddelbart tror man, at andre vil bruge intranettet på samme måde som en selv, men det gør de ikke. For eksempel tænker de væsentligt anderledes i de udenlandske afdelinger,” konstaterer hun.

Der var flere overraskelser.

”Vi har en telefonoversigt på vores hjemmeside, og flere valgte at bruge den i stedet for den oversigt, vi har på intranettet. Det var det nemmeste for dem,” bemærker hun.

Flere opgav at skrive nyhedsopslag til intranettet, fordi det krævede for meget hjælp fra andre at finde og bruge muligheden i menuen. Det var bl.a., fordi funktionen lå gemt under navnet ”Rene Linjer”, som var navnet på et personaleblad, firmaet havde for mange år siden, og det var ikke klart for alle.

Havde et mål med deres redesign

Undersøgelsen gav en masse konkrete idéer, og kommunikationsafdelingen kunne nu redesigne intranet i forhold til de mål, de havde sat sig, nemlig at forbedre intranettet på fire punkter:

• Færrest mulige klik til de mest brugte funktioner
• Rydde op i områder, der ikke blev brugt
• Gøre intranettet mere intuitivt med meningsfulde menupunkter
• Den visuelle identitet skulle reflektere hjemmesiden

Masser af ideer til de næste par år

Louise Christensen Witt har samlet og systematiseret alle idéer og informationer fra undersøgelsen. Nogle ting er med i det nye intranet, som gik i luften i slutningen af marts 2009. Resten har hun gemt, så kommunikationsafdelingen kan tage fat på dem senere.

”I en Masterclass fortalte James Robertson, at hvis man interviewede fem medarbejdere, så ville man have gode ideer til forbedringer af sit intranet til de næste par år, og det er fuldstændig rigtigt,” siger hun.