Erfaringer fra Sharepoint/MOSS 2007 konference

En schweizerkniv kan rigtig mange ting, men hvis du udelukkende skal trække vinflasker op, kommer den hurtigt til kort. It-projektleder John Edemann fra ALK-Abelló tegnede et præcist billede af MOSS 2007, som de andre oplægsholdere på Sharepoint/MOSS 2007 konferencen kunne nikke genkendende til. De havde alle valgt at bruge Sharepoint/MOSS 2007 til deres intranet, men de havde ændret og tilføjet webparts, så systemet kunne opfylde deres behov.

Facetteret søgning er et godt redskab

Søgning på et intranet i en virksomhed er en anden udfordring end søgning på internettet, og Google løser ikke automatisk problemet med at finde dokumenter på et intranet. Mærsk havde således efter lidt over et år vraget Google som søgemaskine og erstattet den med søgefunktionen i MOSS 2007, fortalte Kenneth Krohn fra A.P.Møller-Mærsk.

Udvikler og konsulent Lars Fastrup pegede på facetteret søgning, som en mulighed MOSS 2007 stiller til rådighed, og som giver god mening i en søgefunktion på et intranet. Facetteret søgning giver, i hver søgning du foretager, en liste med muligheder for at afgrænse din søgning yderligere. Den yderligere begrænsning er baseret på metadata og kunne f.eks. være en opdeling på forskellige dokumenttyper som Word, Excel og PowerPoint. Facetteret søgning virker mere intuitiv end avanceret søgning, der samtidig ofte munder ud i meget få eller ingen resultater.

Workflow en god mulighed i MOSS 2007

It-chef Frank Reves fra DI tegnede et fint billede af udfordringen med at introducere workflow i en organisation, der ikke er vant til at tænke i arbejdsprocesser og effektivisering. Det handler om at vise mulighederne i et workflow på et lille område uden for mange tekniske udfordringer med integration til andre systemer, før man indfører workflow på omfattende processer. Medarbejderne skal vænne sig til tanken og tage idéen til sig. De kan ikke umiddelbart se fordelen ved at indføre workflows, men der er et stort potentiale for at spare tid og ressourcer ved at gøre det, kunne Frank Reves vise. Et potentiale deltagere på konferencen godt kunne se. Langt de fleste gik nemlig med planer om at indføre workflows i deres virksomhed.

Styrker og svagheder i dokumenthåndteringen

Dokumentstyring er vigtig for medicinalfirmaer. Det er ikke blot et ønske men et krav til deres virksomhed. It-projektleder John Edemann fra ALK-Abelló fortalte, hvordan de havde valgt MOSS 2007 og havde bygget videre på det med FirstPoint, et tillægsprodukt specielt udviklet til medicinalindustrien.

Han viste detaljeret muligheder og begrænsninger i MOSS 2007, og hvordan FirstPoint rettede op på det. Det handlede blandt andet om, at formularen, til at registrere og arkivere, skulle være mere avanceret, skabelonerne skulle være mere fleksible, og at de skulle have tilføjet en automatisk global nummergenerator, så alle dokumenter fik et unikt nummer. Endelig er de indbyggede dokument workflows langt fra tilstrækkelige. Hans konklusion var derfor, at MOSS 2007 næsten altid skal tilføjes noget ekstra for at kunne dække avancerede eller branchespecifikke behov.

Redaktører og brugere skal uddannes for at få det bedste udbytte

COWI har 4500 medarbejdere på verdensplan, og i deres nye intranet har de indført segmentering, personalisering og rettighedsstyring for at målrette nyheder og informationer til den enkelte medarbejder. De har i den sammenhæng udnyttet muligheden for at bruge audiences, subscriptions og security groups i MOSS 2007, fortalte Knowledge management konsulent Ninna Sonne Nikolaisen. Det fungerer langt hen ad vejen. Deres erfaring er imidlertid, at det er en god idé at begrænse antallet af audiences. Det kan nemt blive uoverskueligt. Samtidig er deres erfaring, at MOSS 2007 ikke er særlig intuitivt, og at der er et stort behov for at uddanne alle redaktører og brugere. Det kommer ikke af sig selv.

Lavede selv et hjælpesite

Mærsk er også gået i luften med et MOSS 2007 intranet, og de har som COWI erfaret, at brugerne skal uddannes. I en organisation med 60.000 ansatte foregår det primært med e-læring. Det er naturligvis svært at dukke personligt op hos alle, forklarede Kenneth Krohn. I den forbindelse har de set sig nødsaget til at oprette deres egen hjælpeside. Hjælpefunktionen i MOSS 2007 var ganske enkelt for uforståelig - selv for medarbejderne i it-afdelingen.

Help-sitet er skabt som en vidensportal, der danner en rød tråd gennem support, e-learning, class-room training og best practise sharing på MOSS. Help-sitet er i sig selv et bevis på, hvordan man kan strukturere en portal i MOSS ved brug af en standard SharePoint konfiguration.