Skridt til succes med dit intranet

 
Kurt Kragh Sørensen's billede

Nøgleordene for et velfungerende intranet er planlægning, ansvarsfordeling og enkelthed. Kvalitet frem for kvantitet. Det mener den irske content management guru Gerry McGovern.

Målret indholdet på intranettet til den gruppe medarbejdere, der har størst glæde af intranettet.

En ansvarlig intranetredaktør kender medarbejderne og stikker næsen i alt. Han fokuserer på det, der ikke skal være på intranettet, og udvælger få velfungerende funktioner fremfor mange halvgode.

Her følger så en nærmere uddybning af nogle af Gerry McGoverns punkter.

 

Planlæg og administrer arbejdet
Hvor vil I hen med intranettet? Lav en femårs plan eller i det mindste en femårs vision. Tænk langsigtet frem for kortsigtet.

Giv ansvaret for intranettet til én person. Der kan være flere til at dele opgaven, men kun én person har ansvaret. Den ansvarlige skal vide, hvad der er vigtigt for personalet.

Politiske kompromisser giver ikke succes. Hvis ledelsen bestemmer, hvad intranettet skal bestå af, bliver det en stor fejltagelse.

Intranettet vil underminere mellemlederne, da det tager deres vidensmagt væk. Det vil optimere processerne, og der vil være en mere direkte kontakt mellem ledelsen og de ansatte.

 
 

Beregn og evaluer
Der er mange manuelle processer i organisationer, der indebærer en dialog mellem de ansatte. Automatiserer du disse processer med intranettet, så skal du være opmærksom på modstand, når den personlige kontakt mellem medarbejderne automatiseres væk.

Nye funktioner på intranettet kan give frustrationer og tage længere tid at bruge.

Gode automatiserede processer er dyre at lave, og der skal være en vis volumen, før end de betaler sig.

Desværre kan du ikke regne med at få ærlige svar, når du spørger medarbejderne. De er ofte alt for positive eller negative i forhold til, hvad de bruger eller kunne tænke sig at have på intranettet.

 
 
 

Identificer brugbart software-værktøj
Som regel køber IT-afdelingen en løsning og beder kommunikationsafdelingen om at fylde indhold på. Men det er som at spænde vognen foran hesten.

Analyser jeres behov, processer og lav struktur, inden systemet bliver købt.

Dræb ikke softwaren med alle medarbejdernes ønsker. Når det kommer til stykket, så vil de ikke bruge alle funktionaliteterne.

Hav redaktører og medarbejdere med i tankerne, når du investerer i IT. De bedst skrivende medarbejdere har skræk for teknologi.

Personalisering
Personaliser kun intranettet i det omfang, at du kan styre det fra centralt hold. Altså i grupper eller roller som du kan lægge ind på medarbejderens profil. Det kan være lokationer eller afdelinger.

Regn ikke med, at medarbejderne bruger personalisering i stort omfang. Og hvis du ikke kan få én overordnet version på plads, hvordan går det så med flere versioner til forskellige målgrupper?

Demokrati på arbejdspladsen
Vær på vagt overfor teknologien. Den løser ikke alle problemer. Et af de store Content Management systemer lover at skabe demokrati på arbejdspladsen. Hvor mange ledere er interesseret i det?

Funktioner skal virke 100%
Lav hellere én funktion 100% rigtigt frem for flere, der ikke virker efter hensigten.

Telefonbogen er vigtig for videndeling
Lav en telefonbog og hold den opdateret. Det er sjovt at lave nye funktionaliteter, men kedeligt at sikre sig, at den kører 100%. Det er specielt kedeligt at vedligeholde en telefonbog, men det er vigtigt og første væsentlige skridt mod videndeling.

Intranet eller portal
Forskellen på en portal og et intranet er at en portal koster fire gange mere end et intranet.

 
 


Stop øjet med en forsidehistorie
Gør strukturen simpel ved ikke forvirre med flere eller tvetydige betydninger. Brug tiden på indhold frem for navigation.

Læserne på nettet skimmer. Du kan stoppe øjet med en forsidehistorie - en dominerende historie kan få øjet til at fokusere i stedet for at skimme.

Nedenfor er nogle retningslinier og gode råd, der kan hjælpe med at gøre intranettet brugervenligt og succesfyldt.

 
 
Skriv meta-ord
Metadata er vigtige og søgefunktionen forbedres med 50%, hvis I bruger metadata korrekt. Men det er det kedeligste arbejde, der findes.
 
 
Nu virker intranettet hos IBM
For nogle år siden havde IBM 7.000 intranet. En gang om året spurgte IBM medarbejderne om, hvor de fandt deres information. Igennem 40 år havde svaret været ”Word of mouth” Altså ved at spørge kollegaen. Intranettene lå på sidstepladsen.

I dag har IBM ét intranet, og nu er intranettet nr. et på listen over steder, hvor medarbejderne finder deres information.

   

Hvad er en vidensmedarbejder?
En medarbejder, der beskæftiger sig med intranet og videndeling, er en vidensmedarbejder.

Mange forskellige funktioner gør det svært at definere din profession, og dagligdagen byder  hele tiden på nye udfordringer.

En vidensmedarbejder arbejder selvstændigt fremad og prøver sig frem trods uoverskuelige og udefinerbare opgaver.

   

Følgende punkter beskriver en vidensmedarbejder:

  1. Bliver oftere og oftere bedt om at lave ting, der ikke står i jobbeskrivelsen.
  2. Det er ikke accepteret at sige nej til disse opgaver
  3. Din mor ved ikke, hvad du laver.
  4. Din chef ved ikke, hvad du laver.
  5. Du ved ikke selv, hvad du laver.
   

Motiver og beløn medarbejderne
Medarbejderne arbejder, fordi de får løn. Medarbejderne gør, hvad de får belønning for eller hvad chefen siger, at de skal gøre. 

De færreste får løn for at lægge kvalitetsindhold på nettet. Derfor skal:

- redaktørerne belønnes for at være produktive
- opgaven med at lægge kvalitetsindhold på nettet være i jobbeskrivelsen for redaktørerne

   

Indholdet skal skabe merværdi for medarbejderne
Straf medarbejderne for at lægge dårligt indhold på nettet.

Beløn i værste fald nogen for ikke at lægge deres rædselsfulde indhold på nettet.

   
 
Training and Change Management
Et godt intranet tager vidensmagten fra mellemlederne og giver lederne nogle store udfordringer.

Det reducerer antallet af lag i organisationen, og kommunikationen fra top til bund bliver let og hurtig.

   
 

Promover intranettet
Alle intranet starter på nordpolen. Ingen ved, de er der, og ingen er interesseret i dit intranet. Derfor skal det promoveres:

  • Vis dem intranettet, sælg det, markedsfør det. Energien her er vigtig
  • Vis dem det KUN, hvis du har noget at vise.
  • Fokuser på, hvad medarbejderne har behov for.

LESS IS MORE - gør det godt, eller lad være.

Ønsker du mere viden om intranet eller vores erfagrupper, så kontakt Kurt Kragh Sørensen på 7026 0801 eller Kurt @ IntraTeam.dk 

 

Alle vores arrangementer

Feedback Form