Tetra Pak fik ny struktur og design i det gamle system

”Vi forbedrer intranettet skridt for skridt i stedet for at gå i luften med et stort brag. Vi vil demonstrere, at det virker og skabe tillid, før vi går videre,” fortæller Gabriel Olsson, Head of Corporate e-Comms hos Tetra Pak i Sverige om deres strategi for at forbedre intranettet gennem det sidste 1 ½ år.

Tetra Pak er et globalt foretagende med 22.000 ansatte spredt over hele jordkloden. Intranettet fra 2001 har 500.000 sider. Det meste er bygget på to forskellige tekniske platforme, nemlig en SAP-portal og et hjemmelavet intranet baseret på Microsoft SharePoint.

Gik bare i gang

I 2006 viste en måling, at det stod skidt til med intranettet. Medarbejderne havde svært ved at finde det, de skulle bruge. Diskussioner om et nyt system begyndte at bølge, men det var svært at blive enige om en platform, og hvor omfattende og komplekst det nye system skulle være.

”I stedet for at vente på en afgørelse besluttede vi at forbedre den nuværende løsning,” fortæller Gabriel Olsson.

De valgte at følge Gerry McGoverns principper om at sætte brugeren i centrum og fokuserede på tre områder

1. Navigation
2. Søgning
3. Kvaliteten af indholdet

Satte opgaver i centrum

Navigation stod først på listen. Tetra Pak skulle have et opgavebaseret intranet, og Gerry McGovern blev inddraget i processen.

”Intranettet var struktureret efter organisationen, og for at finde noget, skulle du vide, hvem der var ansvarlig for informationen eller værktøjet. Nu ville vi have fokus på de opgaver, medarbejderen skulle løse,” forklarer han.

Navigationen blev kraftigt forenklet på niveau 1 og 2, så opgaver kom i centrum. Nu får medarbejderne fat i de 50 mest brugte arbejdsopgaver med et klik eller to. Forskellige værktøjer er blevet integreret med intranettet, så det er nemt for medarbejderne at løse en opgave på intranettet.

Den nye struktur gik i luften i december 2008, og allerede nu beder ansvarlige for sider på niveau 3, 4 og 5 om at få hjælp til at gøre det samme med deres sider. Den nye struktur opfattes allerede af medarbejderne som mere effektiv.

Søgning handler om forarbejde

Kun hver fjerde gang en medarbejder søgte på Tetra Paks intranet, fandt han eller hun det rigtige, og det var klart utilfredsstillende. I stedet for at købe en ny søgefunktion gav de sig til at arbejde med søgning.
”Vi kiggede på, hvordan vores søgefunktion virkede, og hvad medarbejderne søgte på,” fortæller Gabriel Olsson.

Så gik de i gang med at tilføje synonymer og indføre såkaldte ”key-matches”. Et key-match er en række prioriterede forslag til søgeresultater. Google kalder det ”sponsored links. Det er en løbende proces, og Tetra Pak har udpeget en ”Task Driver” med søgning som ansvarsområde.

”Allerede efter nogle måneder er søgningen oppe på 60 procent rigtige svar,” siger han.

En ny søgefunktion er imidlertid også på ønskesedlen.

”Når vi har fået det basale på plads, vil vi kigge på en ny søgefunktion. Men vi skal først have forbedret selve indholdet,” konkluderer han.

Indholdet skal være frisk

Første skridt mod bedre indhold på intranettet er at flytte alle sider, der ikke er opdateret siden 2006 over i et midlertidigt arkiv. Medarbejderen kan gå over i arkivet og søge i dokumenterne, men de vil ikke dukke op på selve intranettet, og de er ikke omfattet af søgefunktionen. På den måde er halvdelen af alle dokumenter fjernet fra intranettet, så der nu kun er 250.000 sider. En proces som de løbende vil gentage.

”Dokumenter i arkivet bliver slettet efter et år, hvis ingen savner dem. Sådan flytter vi ansvaret for dokumentet til den, der virkelig har brug for det,” forklarer Gabriel Olsson.

Næste skridt er nogle retningslinjer for, hvordan medarbejderne lægger indhold på intranettet, opdaterer og fjerner det. Det er en omfattende proces, som ændrer den måde, de arbejder med indhold på.

”Det er let at lave nogle retningslinjer ved skrivebordet, men det er en anden opgave at føre dem ud i livet,” siger han.

Har udpeget ansvarlige

Der er tre områdeansvarlige kaldet ”Task Drivers”, som arbejder på fuldtid med opgaverne navigation, søgning og indhold. Disse Task Drivers  har ansvaret for en opgave frem for et system.

Den ansvarlige for søgning har således ikke kun ansvaret for søgefunktionen, men også for at søgeresultaterne bliver bedre. Det omfatter således områder som synonymer, key-matches, metatags og opdateret indhold.

Godt modtaget

”Da vi lancerede den nye struktur, var vi bekymrede for, om medarbejderne kunne finde ting på intranettet. Men vi har fået meget få telefonopkald og mails. Vi har lavet en undersøgelse, og næsten alle siger ”good” eller ”very good” om intranettet,” fortæller Gabriel Olsson.

Det er især interessant i lyset af, at intranettet kører på det gamle SAP system, som har været meget upopulært.

”Da vi ændrede på navigationen, fik vi også et nyt design, så det ser nyt ud. Men det er den samme teknologi, der ligger bag,” fortæller han.

Indholdet er bare organiseret på en anden måde, og der er luget kraftigt ud i det. Det skaber værdi.

Skal vi hjælpe dig med at forbedre dit gamle intranet? Læs mere om vores workshops.