SimCorp's arkiv-funktion forbedrer datakvalitet og søgerelevansen
Publiceret 1 feb. 2011 - 17:15 af Theresa Roland Nielsen
Problem: DALENDE DATA KVALITET
Hos SimCorp går vi meget op i data kvalitet, at kunne finde det nyeste, mest relevante, senest opdaterede dokument.Vores akilleshæl er at vi har rigtig mange dokumenter og selvom vi har mange content managers der støver vores mange sites og dokument biblioteker af jævnligt, så oplevede vi at der ikke blev ordentligt ryddet op. Vi var ved at sande til og 'slet' var et farligt ord at nævne for tænk nu hvis man kom til at slette noget vigtigt!
Problemet med de mange gamle og sikkert knap så relevante dokumenter var også at de jo stadig indgik i søge indekset og dét skabte helt sikkert søgeresultater, der ikke var så relevante. Til frustration for brugerne...
Løsning: ARKIV FUNKTION, DER FORBEDRER SØGERESULTAT
Men så designede vi en arkiv løsning i samarbejde med Lars Fastrup fra SharePoint Products, så nu er det muligt at arkivere gamle dokumenter og det smarte er at bliver filtreret ud af søgeresultatet.
Konceptet er kort fortalt, at systemet markerer de dokumenter som ingen har åbnet i mere end 6 måneder og tagger dem som 'inaktive'. Den underliggende antagelse er at hvis ingen har kigget i et dokument indenfor de seneste 6 måneder, så kan det ses som en indikator for at informationen måske ikke så relevant længere.
Den medarbejder der er ansvarlig for dokumentet har til opgave at gennemgå listen over sine inaktive dokumenter og arkivere eller slette dem! (eller aktivere dem igen, hvis der er behov for det)
Vores Data Quality web part (den med smiley'en) har en beregning på hvor mange inaktive dokumenter der findes in dokument bibliotekerne på sitet ud af det totale antal dokumenter - så jo bedre medarbejderne er til at rydde op i inaktive dokumenter ved at arkivere eller slette dem, jo højere data quality score.
Arkiv funktionen har kørt siden oktober 2010 og vi har fået arkiveret en del dokumenter, og tilbagemeldingerne fra brugerne har været at det er rart at kunne skelne i selve dokument biblioteket hvilke dokumenter der er aktive og hvilke der er 'gamle'. Søgefunktionen har også fået et image-boost og medarbejderne tilkendegiver at relevansen faktisk er blevet bedre efter at en masse irrelevante hits bliver sorteret fra. Se, så er det jo rart at være intranetansvarlig :)
Med venlig hilsen
Theresa Roland Nielsen
Business Consultant, IS Business Domains
SimCorp A/S
Weidekampsgade 16, 2300 Copenhagen S, Denmark
Phone: +45 35 44 88 00, Fax: +45 35 44 88 11, Direct: +45 3544 8828, Mobile: +4540608301
mailto:Theresa.R.Nielsen@Simcorp.com Homepage: www.simcorp.com
- log ind eller opret konto for at skrive kommentarer
70 26 08 01
